Digitalisierung: Hört endlich auf effizient zu sein!

Agile & OKR Coach

Digitalisierung & Effizienz

Digitalisierung und Industrie 4.0 ist in aller Munde und es gibt wohl kaum eine Sparte die nicht zumindest partiell davon betroffen ist oder in deren Vorstandsetage nicht darüber gesprochen wird.

Vielerorts sehen viele dabei die Herausforderungen lediglich in der technischen Umwandlung von „Analogem“ in „Digitales“. Die wirkliche Herausforderung liegt jedoch viel tiefer, da Digitalisierung nicht Umwandlung etwas Bestehenden sondern die (radikale) Abkehr hin zu etwas völligem Neuem ist! Warum sich Digitalisierung schwierig darstellt ist in der Organisationsstruktur dieser Firmen begründet. Erfolgreiche Digitalisierung ist dabei nichts anderes als eine erfolgreiche Veränderung der Organisation an sich.

Warum das jedoch für Firmen im Zuge der Digitalisierung nicht einfach ist, liegt an ihrem genetischen Code, ihrer grundlegendsten strukturellen Ausrichtung auf der fast alles beruht: ihrer Effizienz!

Sie fragen sich warum das so ist? Ein Blick auf den „Werdegang“ einer Firma wird mehr Klarheit bringen.

Das ineffektive Startup

Um zu verstehen warum die Effizienz eines Unternehmens eine der grössten Gefahren für digitalen Wandel ist, ist es hilfreich die oftmals zitierten und gefürchteten Garagen-Startups anzuschauen.

Es ist erschreckend, aber diese sind alles andere als effiziente Unternehmen. Sie sind in grossem Masse sogar ineffizient! Offensichtlich zu erkennen an ihren teilweise immensen Cash-Burn-Raten bei negativem Cashflow. Kein Wunder, jedes 2 von 3 Startups übersteht die ersten drei Betriebsjahre nicht und geht in die Insolvenz. Effizient geht anders!

Warum sind Startups so ineffizient? Das vorweg: Nein, es liegt nicht daran, dass sie nur von unerfahrenen Studenten gegründet werden. Das Offensichtliche wird allzu oft übersehen: Startups sind nicht effizient, da sie noch nicht effektiv sind!

Effektivität und Effizienz erklärt. Laut Wikipedia heisst das: „Effektiv arbeiten bedeutet, so zu arbeiten, dass ein angestrebtes Ergebnis erreicht wird. Effizient arbeiten bedeutet, so zu arbeiten, dass erzieltes Ergebnis und eingesetzte Mittel in einem möglichst günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen und der Nutzen dabei größer ist als die Kosten“ (
Definition Effektivität)

Das genannte „angestrebte Ergebnis“ ist für ein Startupn (oder allgemein eine Firma) nichts anderes als ein funktionierendes Produkt, das vom Markt ausreichend angenommen wird zu finden. Startups beginnen im Idealfall mit einem MVP (Minimal Viable Product) und nähern sich mit diesem immer mehr einem Product Market Fit. Ist dieser Weg erfolgreich, also ein Produkt gefunden, ein Markt dafür potent genug und die Finanzierung bis dahin ausreichend sind die meisten aus dem Gröbsten raus. Das Startup ist zu einem effektiven Unternehmen geworden!

Das ineffiziente Startup

Was nun aber bei fast allen Unternehmen passiert, wäre in der Tierwelt wohl eine der bemerkenswertesten Metamorphosen! Das Unternehmen hat sein funktionierendes Produkt gefunden, hat dieses am ausreichend grossen Markt platziert und generiert somit auch ausreichend Umsatz; ist also um es nochmals auf den Punkt zu bringen endlich effektiv geworden und dann das: es tut alles daran seine Effizienz zu steigern!

Denn nach dem der Schampus des ersten Erfolges getrunken ist, geschehen interessante Dinge im Unternehmen. War zuvor für die Web-Applikation eine Server-Instanz völlig ausreichend, bedarf es jetzt deutlich mehr Rechenleistung für die gestiegene Anzahl an Anfrage. Hatte der Gründer sich am Anfang noch um den User-Support selbst gekümmert, würde er jetzt zu nichts anderem mehr kommen als Kunden Mails zu schreiben. Und reichte es vor wenigen Monaten noch aus einmal im Quartal einige Dutzend seiner Artikel zu produzieren, läuft man nun Gefahr die Nachfrage nicht mehr bedienen zu können! Man kommt einfach nicht mehr hinterher!

„Es gibt so viel zu tun! Wir müssen effizienter werden!“ Das Motto das unser Gründer beim nächsten Townhall-Meeting ausgibt. Und so falsch liegt er dabei auch nicht! Denn jetzt gilt es, den Erfolg zu stabilisieren, idealerweise auszubauen und zu skalieren. Glückwunsch wir sind auf dem Weg zu einem effizienten Unternehmen!

Effizienz in Unternehmen

Ein Startup kann zu Beginn weder effektiv noch effizient sein, darf es eigentlich nicht sein. Wie verhalten sich jedoch Effektivität und Effizienz in grossen Unternehmen und Konzernen?

Eines meiner Lieblingsbeispiele für höchste Effizienz in Unternehmen ist „Just-in-time“-Lieferung von Produktionsteilen in der Autoproduktion, auch „rollende Lager“ genannt. Um Kosten für ihre Produktionslager so gering wie möglich zu halten, vergaben Automobilhersteller die Produktion vieler Teile an externe Zulieferer, bei gleichzeitiger Anlieferung dieser Teile in gerade ausreichender Menge zu exakt dem richtigen Zeitpunkt der Montage. Ein Einzelteil wird dabei wenige Minuten nach dem es vom Zulieferer-LKW entladen wurde bereits im zukünftigen PKW verbaut. Es gibt nahezu keine Lager mehr im Werk und dadurch nur noch geringe Lagerkosten.

Um diese Lieferkette wiederum so effizient wie nur möglich zu gestalten werden alle erdenklichen Faktoren mit eingerechnet: Wetter, Tages- und Jahreszeit, Stau-Situation bis hin zu Schaltphasen der zu passierenden Ampeln. Alles läuft so effizient ab, dass die Ankunft des LKW mit Einzelteilen mit wenigen Minuten Abweichung eingeplant wird. Das über grössere Strecken, mehrmals am Tag, 365 Tage im Jahr! Eigentlich wirklich faszinierend effizient!

Aber warum muss das so effizient sein? Die Antwort ist ebenfalls erschreckend einfach: Grosse Unternehmen und Konzerne haben ihr Produkt hinlänglich gefunden. Sie haben ihren Product Market Fit bereits erreicht und beides wahrscheinlich schon vor vielen Jahren oder Jahrzehnten und bei Autobauern tatsächlich vor über 100 Jahren!

Das bedeutet, die Townhall-Rede des Gründers bezüglich „Effizienz-Steigerung“ liegt bereits sehr lange zurück (die ihrer Mitbewerber ebenfalls). Somit sind diese Unternehmen schon sehr lange effektiv, damit auch lange damit beschäftigt ihre Effizienz zu steigern. Nochmals, Effizienzsteigerung ist (s. Definition oben) nichts anderes als geringere Kosten erzielen, bedeutet höhere Gewinne und bedeutet Preis-Differenzierung zum Konkurrenten!

Effizienz im Unternehmen ist also einfach ausgedrückt nichts anderes als das einmal gefundene Produkt mit geringen Kosten am Markt zu halten.
Ist dieser Weg eingeschlagen bedeutet das aber auch oftmals die Ausrichtung der gesamten Organisation weg von Effektivität hin zu Effizienz.

Automatisierung, Standardisierung und Spezialisierung halten nun in Unternehmen Einzug! Der Werkzeugkasten der Effizienz (nicht der Effektivität).

Spezialisierung

Gottlieb Daimler machte sicherlich noch alles, von der Entwicklung, dem Bau bis zum Verkauf des ersten Autos selbst. Heute sind hunderte oder eher tausende einzelne Tätigkeiten, Berufe und Rollen dafür definiert. Jede super ausgebildet auf ihren Einsatzzweck, jede hochspezialisiert. Andere Konzerne in anderen Industrien stellen sich genauso auf.

Mehrwert für das Unternehmen: Jeder einzelne Arbeitsschritt läuft hoch effizient ab.

Standardisierung

Spezialisierung erfordert Standardisierung, einzelne Rollen müssen möglichst optimal zusammenarbeiten. Prozesse werden definiert und dokumentiert, jeder Arbeitsschritt erhält sein Kästchen in dem er nun optimal funktioniert. Jeder Mitarbeiter weiss was er wann wie und wo zu tun und zu lassen hat. Das grosse, perfekt eingespielte (sprichwörtliche) Räderwerk ist entstanden!

Mehrwert für das Unternehmen: Trotz steigender Spezialisierung und damit Mitarbeiterzahl bleibt die Qualität gleich oder steigt sogar an.

Automatisierung

Arbeiten nur noch Spezialisten auf ihren jeweiligen Gebieten, verbunden durch Standards und Prozesse, geht es darum Ineffizienzen im nächsten Schritt durch Technologie auszumerzen. In der Produktion werden Roboter eingesetzt oder Werkstücke nicht mehr einzeln sondern x-fach zeitgleich gefertigt. Administrative Tätigkeiten steigern ihre Effizienz durch den Einsatz von unterschiedlichsten Computer-Programmen (woher kommt wohl Excel?). Alles was manuell gemacht werden kann wird einer Überprüfung der Automatisierung unterzogen und… rationalisiert, genau!

Mehrwert für das Unternehmen: Weniger (kostspielige) Arbeitskräfte bei, im Zweifelsfall kürzeren Bearbeitungszeiten.

Es ist ungemein schwer in einem Konzern noch das ursprüngliche Startup, aus dem es entstanden ist, zu erkennen. Eine atomarisierte Ausspezialisierung in Kombination mit Automatisierung und Standardisierung spiegelt von aussen nur mehr eine nicht mehr fassbar komplexe Organisation wider. Reduziert man alles jedoch auf das ursprüngliche MVP des Unternehmens, so lässt sich heute noch der Gründer erblicken, wie er an seinem Produkt arbeitet. Gehen Sie mal in ein Automobil-Museum! Sie werden erstaunt sein wie viel sie davon wiedererkennen.

Theoretisch wäre es vielleicht sogar möglich, dass Karl Benz -würde er heute leben- alleine ein heutiges Auto bauen könnte. Nur eben unfassbar ineffizient! Sehr lange Produktionszeiten mit sehr sehr hohen Kosten, eben ineffizient!

Hört endlich auf effizient zu sein!

Effizienz ist herrlich, wenn da nicht diese Digitalisierung wäre. Digitalisierung ist, wie erwähnt, nicht eine Umwandlung „Analogem“ in „Digitales“. Es ist Ablöse, Abkehr und Abtrennung vom Bestehendem!

Wäre es eine Umwandlung, dann könnten Unternehmen das was sie zuvor gemacht haben (nämlich ihr analoges Produkt) jetzt einfach weitermachen in digital. Lediglich die Art und Weise müsste man anpassen. Es wäre eine Prozessanpassung, wie eine von vielen durchgeführten Anpassungen zuvor. Konzerne sind absolute Spitzen-Profis wenn es darum geht ihre Prozesse anzupassen: sie machen es seit Dekaden kontinuierlich zur Effizienssteigerung!

Wir haben hier jedoch etwas neues: Es ist Ablöse, Abkehr und Abtrennung! Und damit sind nicht die Prozesse gemeint, sondern die Ablöse von ihrem bisherigen Produkt!

Ein paar Beispiele:

  • Ein Smartphone ist nicht ein umgewandeltes (Mobil-) Telefon. Es ist der Dreh- und Angelpunkt jeglicher Kommunikation, Information und Verwaltung so ziemlich aller Lebensbereiche unseres modernen Lebens. Fotoapparat, Videokamera, Spielkonsole und Tagebuch in einem!
  • Ein Anbieter wie Amazon ist nicht ein Online-Kaufhaus. Es ist mein persönlicher Kaufberater, der mich zu jeder Zeit an jedem Ort mit allen wünschenswerten Artikeln beliefert, die exakt auf mein Kundenprofil passen und das geht von Büchern bis Blumenerde für den Garten.
  • Ein Auto wird bald nicht mehr nur ein Fortbewegungsmittel sein, es wird zu einer frei konfigurierbaren Transportplattform werden, die meine Daten nutzt um mir ein optimales Entertainment bis zum Zielort zu bieten. Fahren wird wohl Nebensache werden!
  • Ein Musik-Streaming-Dienst ist nicht eine digitalisierte CD-Sammlung. Er ist ein persönlicher DJ, der auf das vollständige Musik-Universum zugreift und aus dem er zu jeder Zeit an jedem Ort die Lieder abspielt, die für genau diesen Moment und diese Stimmung passen.

Disruptive Innovation beschreibt nichts anderes als radikales Neu-Denken, Ablöse, Abkehr und Abtrennung vom Alten! Es bedeutet aber auch seine Effektivität zu verlieren und diese in einem neuen Produkt (wie ein Startup) wieder zu finden.

Deshalb: So wie ein Startup zuerst weder effektiv noch effizient ist, dann effektiv wird und sich auf den Weg zu hoher Effizienz macht, so gilt es in der Digitalisierung den umgekehrten Weg zu gehen. Ich schlage daher vor: Hört endlich auf effizient zu sein!

Digitalisierung heißt wieder zu lernen wie man weder effektiv noch effizient ist (zumindest teilweise).

5 Wege aus der Effizienzfalle

1. Keine Zeiterfassung bzw. strikte Regeln für Arbeitszeiten

Zeiterfassung und -reporting wurde im Zuge der Industrialisierung eingeführt (und waren dort auch sinnvoll). Arbeiter wurden für die tatsächlich geleistete physikalische Arbeit entlohnt. Zeit war ein Repräsentant von erbrachter Arbeit. Fabrikarbeiter mussten jedoch auch weder kreativ noch innovativ sein, nicht effektiv!

Kreativität und Innovation kann man nicht erzwingen und benötigen beide ein essentielles Basis-Elemente: Freiheit! Fangen sie an ihren Mitabeitern Freitheit zu geben indem sie auf Zeiterfassung, Stundenkonten und Arbeitsreporte verzichten! Zeit ist kein Equivalent mehr von Arbeit.

2. Einsatz von OKR zur Roadmap-Planung

Wenn sie mit ihrem Unternehmen sich auf das „Was“ und nicht das „Wie“ konzentrieren wollen und damit wieder Effektivität ins Zentrum stellen, empfehle ich ihnen den Einsatz der „Objective – Key Results“-Modell.

OKR zwingen sie zu einer radikalen Verknappung und Fokussierung und stellen Fragen zum wichtigsten (Inhalt) was ihr Unternehmen machen sollte. OKR setzen daneben auf „Shoot-for-the-moon“-Ziele und versetzen Unternehmen damit so zu handeln wie Startups am Anfang ihrer Reise agieren.

3. Künstliche Verknappung durch „Metered Funding“

Der normale Budgetierungsprozess in Unternehmen beruht auf dem Prinzip der Ressourcen-Allokation (Team-Member, Geld) nach Abschätzung. D.h. es muss zuvor definiert & abgeschätzt werden was entwickelt werden soll, das zugesprochene Budget basiert auf der Abschätzung.

Die wenigsten Startups haben diesen Luxus, dass sie soviel Geld bekommen wie sie eben benötigen. Die meisten gehen von Investitionsrunde zu Investitionsrunde und müssen zeigen, dass ihre Idee oder Produkt wirklich funktioniert. Und genau das macht „Metered Funding“ auch.

Es funktioniert wie der Finanzierungsprozess eines Startups. Ideen, die gefördert werden sollen werden den Entscheidern vorgestellt, die die Mittel über eine Reihe von Investitionsrunden zusprechen. Die Finanzierung basiert auf messbaren Zielen. Werden diese erreicht, gibt es weiteres Geld. So entsteht (fast) so etwas wie ein Startup in ihrem Unternehmen indem immer die Frage nach „Was“ gestellt wird. Was ist unser wertvolles Produkt!

4. Outcome nicht Output messen

Output (also Durchsatz oder Ausstoss) kann z.B. Anzahl an Werkstücken produziert von einer Maschine beschreiben. Outcome dagegen misst das tatsächliche Ergebnis, Resultat oder die Wirkung auf etwas.

Wenn sie auf die Effektivität ihres Product Development Wert legen, dann messen sie den Mehrwert ihres Produktes beim Kunden. Verwenden sie Produkt-nahe Kennzahlen wie Conversion oder Churn Rate, Grösse des Warenkorbes oder setzen sie den Net Promoter Score ein. Output ihrer Teams zu messen ist eine reine Effizienz-Kennzahl, Mehrwert ist Effektivität!

5. Business Value Priorisierung

Eine Priorisierung ihrer Produkt-Roadmap basierend massgeblich auf Umsetzungskosten oder Dringlichkeit wird sie direkt oder indirekt bald auf das Thema „Effizienz“ schauen lassen. Sie möchten günstiger und schneller produzieren, aber machen sie nach wie vor das Richtige? Sehr wahrscheinlich schauen sie mit dieser Priorisierung nicht auf das „Was“, also die Effektivität, und dessen Mehrwert.

Mit Priorisierungs-Techniken wie WSJF (Weighted shortest Job First), dem Kano Model, der MoSCoW-Priorisierung oder den Pirate-Metrics (AARRR!) zwingen sie sich ihre Vorhaben nach dessen Business Value (dem Wert für ihren Kunden und damit für ihr Unternehmen) zu priorisieren. Die Diskussionen drehen sich um das „Was“ und zwingen sie über deren Mehrwert nachzudenken.

Summary

Unternehmen wandeln sich (fast automatisch) in ihrem Lebenszyklus von einem nicht effektiven Startup, das erst noch sein funktionierendes Produkt finden muss, zu einer Unternehmen dessen grosses oder grösstes Augenmerk die Steigerung der eigenen Effizienz ist! Der Weg vom einen zum anderen ist ein Automatismus, erfolgt unbemerkt und sehr schnell und durchdringt alles!

Auf diesem Weg verlernen viele dieser Firmen sich kontinuierlich und konsequent nach dem „Was“, also nach neuen / wertstiftenden / innovativen Produkten, zu fragen. Sie fokussieren immer mehr darauf, dass sie das bestehende, funktionierende Produkt immer besser und effizienter anbieten können.

Diesen Weg erfolgreich zu verlassen gelingt mit konsequenter Verknappung und einer „Was“-Fokussierung (OKR Einsatz, Metered Funding), radikaler Priorisierung basierend auf Business Value und einer Organisation die befreit ist von überkommenen Arbeitsmodellen.

Wenn sie Unterstützung bei ihrer Effektivität oder der Digitalisierung ihres Unternehmens benötigen, lassen sie uns über diese und weitere Vorschläge sprechen.

 

Keine Kommentare

Deinen Kommentar hinzufügen